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Microsoft Exchange – Was du wissen solltest

Microsoft Exchange ist den meisten Personen ein Begriff. Es handelt sich dabei um eine intelligente E-Mail-Server Software von Microsoft, die neben der Verwaltung von E-Mails auch das Organisieren von Terminkalendern, Aufgaben und Kontakten vereinfacht – und dies sogar in Kollaboration mit einem Team. So können bspw. Unternehmen, Unis und Schulen von dem effizienten Austausch untereinander und der ständigen Verfügbarkeit von Dateien profitieren.

Zur Nutzung von Microsoft Exchange ist das Einrichten eines Exchange-Servers notwendig. Auf diesem werden E-Mails im Postfach, Kalender und Kontakte gespeichert. Es ist grundlegend nicht nötig, den Namen des Exchange-Servers zu kennen. Bei der Einrichtung eines mobilen Endgeräts sucht die Funktion AutoErmittlung automatisch den Namen des entsprechenden Postfachs und Servers und schließt die Konfiguration in Outlook ab.

Sollte dies einmal nicht funktionieren, so kennt im Normalfall der zuständige IT-Administrator, der die entsprechende Mail-Adresse eingerichtet hat den Namen des Servers.


Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten, wie der Zugriff auf die E-Mails über den Exchange-Server stattfindet:


1. IMAP (Internet Message Access Protocol)


Diese Option ermöglicht ständigen Zugriff auf E-Mails, egal von wo, auf welchem Gerät und sogar ohne Internetverbindung – denn die Mails werden dabei nicht auf dem genutzten Gerät gespeichert oder heruntergeladen, sondern direkt vom Exchange Mail-Server angezeigt.

Die E-Mails werden zwischen dem Server und dem Endgerät synchronisiert, somit ist ein uneingeschränkter Zugriff auf die Nachrichten gewährleistet und E-Mails sind sofort verfügbar. Auch mindert diese Methode den benötigten Speicherplatz auf den verwendeten Geräten. Jedoch ist eine Dauerverbindung zum Mailserver notwendig – diese sind heutzutage jedoch der Standard.


2. MAPI (Messaging Application Programming Interface)


Diese Methode funktioniert ähnlich wie IMAP, denn E-Mails werden auch hierbei über den Exchange Server angezeigt. Jedoch kann MAPI nur mit MS Outlook genutzt werden – hierbei bietet es die kompletten Groupware-Optionen.


3. POP (Post Office Protocol)


Bei POP (Post Office Protocol) wird eine Verbindung mit dem Mailserver hergestellt und die E-Mails werden auf das verwendete Gerät heruntergeladen. Nachdem dieser Vorgang abgeschlossen ist, werden die entsprechenden Nachrichten auf dem Server wieder gelöscht. Dementsprechend muss man für den Zugriff auf bereits heruntergeladene Nachrichten dasselbe Gerät verwendet werden. Weiterhin wird mehr Speicherplatz für Mails auf dem Gerät benötigt.


Um herauszufinden, welche Art von E-Mail-Konto du mit deinem Outlook nutzt: Öffne Outlook und klicke im Menü auf den Reiter Datei. Wähle nun Kontoeinstellungen und erneut Kontoeinstellungen aus. Nun werden dir deine eingerichteten Mail-Konten angezeigt und in der Spalte Typ kannst du nachlesen, welch Art von Konto konfiguriert ist.


Was hat Mircosoft Exchange noch zu bieten?


Unified Messaging

Wusstest du, dass du über den Posteingang deines Exchange-Kontos Sprachnachrichten abhören kannst? Zusätzlich ermöglicht dir Microsoft Exchange das Einrichten eines Anrufbeantworters – damit wirst du per E-Mail benachrichtigt, falls du einen Anruf verpasst.


Öffentliche Ordner

Microsoft Exchange ermöglicht das Erstellen öffentlicher Ordner. Auf Dateien in solchen Ordnern können alle Mitarbeiter zugreifen und können so jederzeit wichtige Informationen abrufen sowie miteinander teilen.



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